AHLATCI DOĞAL GAZ DAĞITIM ENERJİ VE YATIRIM A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
AMAÇ :
Kişisel verilerin korunmasını isteme Anayasal bir haktır. Şirketimiz kişisel verilerin korunmasını Şirket politikası haline getirmiştir. Bu doğrultuda, şirketimiz gerekli teknik, idari tedbirleri almaktadır.
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ile Şirketimiz tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde esas alınan kurallar 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenlenmektedir.
TANIMLAR :
Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,
Başkan: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanını,
İlgili kişi/Kişisel veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
KVKK: 07.04.2016 tarih, 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 24.03.2016 kabul tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu, Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
Politika: Ahlatcı Doğal Gaz Dağıtım Enerji Ve Yatırım A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasını
Şirket: Ahlatcı Doğal Gaz Dağıtım Enerji Ve Yatırım A.Ş.’yi
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
ifade eder.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ İLKELERİ:
Şirketimiz Kişisel verileri, KVKK ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlemektedir. Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulur:
a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma:
Şirketimiz yasal mevzuat hükümlerine, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak kişisel verileri işler.
Kişisel veri sahiplerine bilgilendirmede bulunur.
b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma:
Şirketimiz işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme:
Şirketimiz sunmakta olduğu hizmet kapsamında gerekli olan kişisel verileri işlemektedir.
ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma:
Şirketimiz verdiği hizmet kapsamında belirlenen amaçların gerçekleştirilmesi için kişisel verileri işlemekte, amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olmayan kişisel veriyi almak, işlemek ve saklamaktan kaçınır.
d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme:
Şirketimiz yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak kişisel verileri saklamaktadır. Süre sonunda kişisel veriler silinmekte, anonim hale getirilmekte veya imha edilmektedir.
Şirketimiz Politikası www.ahlatcidogalgaz.com.tr internet adresinde yayımlanmaktadır. Kişisel veri sahipleri erişimine açıktır. İşbu Politika ile yürürlükte bulunan mevzuat arasında çelişki olması halinde yürürlükte bulunan yasal mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI:
Şirketimiz kişisel verileri işlerken 6698 sayılı KVKK hükümleri doğrultusunda aşağıdaki şartlara uymaktadır:
(1) Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.
Kişisel veriler ancak veri sahibinin/ilgili kişinin açık rızası ile işlenir. Bu doğrultuda müşteri/abone, ziyaretçi vb. kişiler konuya ilişkin bilgilendirilir, özgür iradeye dayalı açık rızaları alınır.
(2) Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Şirketimiz 6698 sayılı KVKK ile belirtilen özel nitelikli kişisel verileri işlenmesinde belirtilen düzenlemelere uymaktadır.
KVKK “MADDE 6- (1) Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veri” olarak tanımlanmıştır.
Şirketimiz özel nitelikteki kişisel verileri;
- İlgilinin açık rızası ile işler,
- Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenir,
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenmektedir.
Şirketimiz tarafından özel nitelikli kişisel veriler ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınmak kaydıyla işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN İLGİLİ MEVZUAT KAPSAMINDA MUHAFAZASI
Şirketimiz kişisel verileri, KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlediği kişisel verileri ilgili mevzuat ve kişisel verileri işleme amacı doğrultusunda saklar. Öncelikle kişisel verilerin saklanması için süre olup olmadığını inceler bu süreye uygun davranır. Yasal süre bulunmaması halinde gerekli süre belirlenerek kişisel veriler bu süreye uygun olarak saklanır. Süre bittiğinde kişisel veriler silinir, yok edilir, anonim hale getirilir.
Bu kapsamda Şirketimiz bünyesindeki ilgili birimlere gerekli eğitimleri vermekte, farkındalığı sağlamaktadır.
KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN KVKK 11. MADDESİ GEREĞİNCE HAKLARI:
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 11. Maddesi çerçevesinde kişisel veri sahipleri Şirketimize başvurarak;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel veri işlenmiş ise buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verileri işlenme amacını ve bunların amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesin isteme,
e) KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) Kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Bu kapsamda yukarıda belirtilen hakları kullanmak isteyen kişisel veri sahipleri www.ahlatcidogalgaz.com.tr kurumsal internet sitesinde sayfa alt bilgisi kısmında yer alan KVKK bölümünde bulunan ‘’Bilgi Talep Formu’’ nu imzalı olarak Ahlatcı Doğal Gaz Dağıtım Enerji Ve Yatırım A.Ş. İçerenköy Mah. Yeşilvadi Sok. No:3/4 Ataşehir/İSTANBUL adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat verebilir, noter vasıtasıyla gönderebilir veya ahlatcidogalgaz@hs03.kep.tr kep adresine güvenli elektronik imza ile ulaştırabileceklerdir.
Şirketimiz kişisel veri sahiplerine yasal süreler içinde yazılı olarak ücretsiz cevap verecektir. Ancak işlemin maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen ücret alınacaktır.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Şirketimiz kişisel verileri, özel nitelikli kişisel verileri, KVKK’ da belirtilen düzenlemelere ve ilgili mevzuata uygun olarak üçüncü kişilere (Kamu Kurum/Kuruluşları, iş ortakları, hissedarlar, tedarikçi, sigorta şirketleri, hakim ve bağlı şirketlerine, hissedarlarına, denetim şirketlerine ve sair üçüncü kişilere) aktarabilecektir.
Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması
Şirketimiz kişisel verileri/özel nitelikli kişisel verileri KVKK’da belirtilen düzenlemelere ve ilgili mevzuata uygun olarak yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz.
Kişisel veriler, KVKK ilgili maddesinde belirtilen şartlardan birinin varlığı ve kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede;
a) Yeterli korumanın bulunması,
b) Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması, kaydıyla ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın yurt dışına aktarılabilir.
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Şirketimiz KVKK 12. Maddesine uygun olarak;
a) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
b) Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
c) Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda, denetim yapmakta/yaptırmakta, gerekli eğitimleri vermekte, raporlama yapmakta, iyileştirme faaliyetlerini sürdürmekte, kanuna uygun olmayan yollarla kişisel bilgilerin elde edilmesi halinde durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemleri çalıştırmaktadır.
VERİ SORUMLUSUNUN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Şirketimiz tarafından Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında;
a) Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
c) İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, ç) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
ve KVKK 11 inci maddede sayılan haklar konusunda bilgi vermektedir.
UYGULAMA
Şirket KVKK kapsamında yayımladığı işbu Politikanın Şirket içinde uygulanmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda prosedürler düzenlemektedir. İşbu Politika KVKK’da yapılacak değişiklik/düzenleme gereğince değiştirilecek/düzenlenecektir ve her hâlükârda yılda iki kez gözden geçirilecektir.
